תהליך זה כאשר העובד בחברה מבקש טיסה, אז הוא פנה לחברת טיסה, שולח לאישור מנהל, ששולח לאישור כספים, ששולחת לאישור מנכ"ל, שמחזיר תשובה שמתגלגלת בין כולם לאט, וכספים מאשר לחברת טיסה, ששולחת אישור לעובד, ששוב מעדכן את כולם.
ניהול תהליך כזה הוא שאני יודע כל רגע נתון איפה הבקשה עומדת, זה יכול להיות אפילו קובץ אקסל בתיקיה משותפת שכל אחד תמיד יכול להכנס, לראות מה מצב הבקשה, איפה היא עומדת, מה היו השלבים הקודמים ומה בדיוק קרה שם, ומה הם השלבים הבאים.
אוטומציה זה שלוקחים תהליך כזה ועושים אותו אוטומטי, בלי שאנשים יתערבו. לדוגמא עשינו תהליך כזה בדיוק, העובד בוחר טיסה וממלא טופס וזהו. הטופס לבד מטייל למנהל, מקבל אישור ומטייל לכספים, מקבל אישור ומטייל למנכ"ל, ושולח מייל לבד לכולם וגם לחברת טיסה. כל אחד מהמעורבים רק היה צריך ללחוץ "כן" או "לא" פעם אחת ודי. וכולם מקבלים הודעה (או הודעות) בו זמנית בדיוק מה קורה ולמה. וגם אפשר תמיד לתחקר את התהליך, כי הכל נשמר בטבלה שאפשר לראות אותה.
בעסק קטן קודם כל אין לך תקציב לרכוש מוצרים ענקיים שעולם אלפי דולרים, ושנית אין לך תקציב למשכורת למישהו שיעבוד עם המוצר הענק, וגם לא תמיד ברור לך מה אפשר להזיז לאוטומציה ומה זה מועיל.
לכן אני מציע לך פתרון לכל הבעיות הללו:
1. מוצר זול אבל מהטובים בעולם - אופיס 365 זה טכנולוגיות ששנים היו שייכות לענקים כמו בנקים ומשרדי ממשלה. היום הוא עולה $5 למשתמש לחודש. (4 עובדים זה 20$ לחודש). אבל אתה מקבל בחבילה הזו הכל, מיילים, אופיס, ניהול תהליכים, ענן, אחסון בענן, פורטלים, כלי שיתוף עבודה, כלי ניהול פרוייקטים ומשימות, ועוד.
2. פרילנסרים - יש לי פרילנסרים שאני מלמד אותם לעבוד עם הכלים הללו ברמה הכי גבוהה ומקצועית, ואתה יכול לקחת אותם לפי שעה וללא התחייבות.
3. הנסיון שלי - כבר למעלה מ10 שנים שאני עושה אוטומציות כאלו ואחרות לעסקים, ענקיים וקטנים, אני יודע לבוא ולראות את העסק שלך ולספר לך מה אתה יכול להזיז לאוטומציה. הרבה דברים קטנים שביחד יכולים להגיע לשעה או שעתיים ביום.
אז קודם כל על הידע שלי לאסוף המון דברים קטנים שמצטברים לשעה או שעתיים מהיומיום שלך לאוטומציה.
אח"כ על הידע שלי לאפיין את כל זה לתהליך טוב, מועיל, שעוזר לך ולא מעמיס עליך.
ולבסוף לזה שאנחנו עושים את זה בפועל עבורך.
אגב, אנחנו גם עושים הדרכות בכל זה ויכולים ללמד אותך ואת הצוות שלך.